Procedura di segnalazione illeciti e gestione reclami

La responsabilità aziendale è un elemento centrale delle nostre attività e contribuisce al successo a lungo termine della nostra azienda. In Pepperl+Fuchs tutte le attività vengono eseguite in conformità alle normative, alle leggi, alle linee guida interne e al codice deontologico. Tutte queste regole nel loro insieme costituiscono il quadro di riferimento delle nostre attività aziendali. Queste includono, in particolare, il rispetto e la conformità ai requisiti legali ed etici nonché ai nostri impegni volontari.

Con la dichiarazione sulla politica relativa alla strategia per i diritti umani di Pepperl+Fuchs, il consiglio direttivo si impegna a rispettare i diritti umani riconosciuti a livello internazionale e gli standard fondamentali in materia di lavoro dell'Organizzazione Internazionale del Lavoro (OIL) in tutto il mondo. La dichiarazione sulla politica definisce in modo trasparente il modo in cui noi, in qualità di azienda, siamo in grado di adempiere a tale responsabilità. Inoltre, i nostri principi di collaborazione sono ancorati nel nostro Codice di condotta.

Considerati i requisiti legali da rispettare (ad esempio la legge tedesca sugli obblighi di due diligence nella catena di fornitura o la direttiva riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni), Pepperl+Fuchs è inoltre tenuta a fornire canali per la segnalazione di potenziali violazioni di queste regole. Ad esempio, tutti i temi inerenti diritti umani e ambiente in base a questo atto, nonché le questioni di conformità, possono essere segnalati da parti interessate sia esterne sia interne. In questo modo, è possibile eliminare le violazioni delle regole e prevenire trasgressioni future con maggiore efficacia. Per indicare tali violazioni, Pepperl+Fuchs fornisce la piattaforma digitale per la segnalazione di illeciti Speak Up.

Se si desidera inviare informazioni tramite la piattaforma digitale Speak Up per la segnalazione degli illeciti, sono disponibili diverse opzioni:

[1] Dopo aver effettuato l'accesso alla piattaforma da un dispositivo a scelta utilizzando il link o il codice QR fornito, è possibile inviare le informazioni in formato testo nell'applicazione del browser.

[2] Se si utilizza l'app Speak Up o il servizio telefonico Speak Up, è possibile lasciare un messaggio vocale nella segreteria telefonica. In entrambi i casi, la registrazione vocale verrà trascritta in Speak Up e tradotta, se necessario, per garantire che le informazioni non vengano fatte risalire personalmente a chi le ha fornite.

L'utente riceverà un "numero di segnalazione" univoco per ogni metodo di invio delle informazioni adottato. Speak Up è disponibile 24 ore su 24 in un'ampia gamma di lingue in tutto il mondo, in modo da poter accedere alla segnalazione in qualsiasi momento e visualizzarne lo stato attuale utilizzando il relativo numero. È possibile visualizzare solo le proprie segnalazioni.

Oltre ai canali di segnalazione offerti da Pepperl+Fuchs, è possibile contattare anche l'ente amministrativo competente del paese interessato. In questa pagina è disponibile un elenco delle hotline specifiche per i vari paesi. 

In Speak Up viene creato un nuovo caso utilizzando le informazioni fornite. Questo caso è gestito dal team interno Speak Up di Pepperl+Fuchs, composto da persone selezionate del reparto Global Compliance. I membri del team Speak Up sono tenuti a mantenere la riservatezza e la neutralità, e nell'analisi dei fatti riportati nella segnalazione non devono essere considerati vincolati da un mandato. Prima che il caso possa essere elaborato internamente, le informazioni ricevute vengono verificate per accertarne la credibilità e quindi classificate. A seconda dei fatti rilevanti, i rappresentanti scelti dai reparti interessati saranno coinvolti nell'analisi del caso. In base alla situazione, possono essere coinvolti anche contatti esterni. In ogni caso, è previsto l'obbligo esplicito di trattare le informazioni come riservate.

L'utente sarà protetto da qualsivoglia ritorsione non appena le informazioni vengono inviate, ovvero da azioni di rivalsa o svantaggi derivanti dalle informazioni inviate, supposto che tali informazioni siano state fornite in buona fede. Non saranno tollerate segnalazioni intenzionalmente mendaci e l'uso improprio della protezione che tutela le persone che segnalano gli illeciti per scopi estranei alle dovute finalità. L'identità della persona che segnala l'illecito e di terzi menzionati in una segnalazione sarà considerata riservata, anche dopo che il caso è stato esaminato. In alcuni casi regolamentati dalla legge, Pepperl+Fuchs è obbligata ovvero autorizzata a divulgare l'identità della persona che ha segnalato l'illecito. I casi inseriti sulla piattaforma Speak Up vengono memorizzati in conformità ai requisiti normativi in vigore ed eliminati tempestivamente. Le informazioni sull'illecito inviate in forma anonima non saranno ricondotte in alcun modo alla persona che le ha segnalate.